Wysokość kosztów uzyskania przychodów i kwoty zmniejszającej podatek u pracownika zatrudnionego w trakcie miesiąca

Pod koniec lutego 2011 r. zatrudniłem pracownika. Czy obliczając mu zaliczkę na podatek za ten miesiąc, koszty uzyskania przychodów oraz kwotę zmniejszającą podatek powinienem ustalić proporcjonalnie do dni zatrudnienia tego pracownika?

Sposób obliczenia zaliczki na podatek od uzyskanych przez pracownika w danym miesiącu przychodów ze stosunku pracy określa art. 32 updof. Według tego przepisu, od przysługującego pracownikowi za dany miesiąc wynagrodzenia za pracę należy odliczyć koszty uzyskania przychodów oraz potrącone przez płatnika ze środków podatnika składki na ubezpieczenia społeczne. Ustalony w ten sposób dochód jest podstawą obliczenia zaliczki na podatek dochodowy. Miesięczną zaliczkę na podatek oblicza się, stosując stawkę 18% (chyba że dochód uzyskany od początku roku przekroczył w poprzednim miesiącu kwotę 85.528 zł, to wtedy stosuje się stawkę 32%). Następnie tak obliczoną zaliczkę na podatek zmniejsza się o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej. Przy czym zmniejszenie to możliwe jest, jeżeli płatnik posiada stosowne oświadczenie złożone przez pracownika uprawniające do zastosowania kwoty zmniejszającej podatek. Obliczoną we wskazany sposób zaliczkę na podatek zmniejsza się następnie o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobranej w tym miesiącu przez zakład pracy ze środków podatnika. Zmniejszenie to nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki.

Przedstawiony sposób obliczenia zaliczki na podatek jest taki sam dla wszystkich pracowników, bez względu na długość zatrudnienia, czy wysokość wynagrodzenia za pracę.

Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy określone zostały w art. 22 ust. 2 updof w kwocie zryczałtowanej i wynoszą w 2011 r. miesięcznie 111,25 zł (koszty podstawowe) lub 139,06 zł (koszty podwyższone), gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Zwróć uwagę!

Wysokość kosztów uzyskania przychodów ustalona jest w stałej kwocie miesięcznej i nie powinna być obniżana proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracownika. Niższa kwota kosztów uzyskania przychodów może być zastosowana jedynie wtedy, gdy przychód ze stosunku pracy jest niższy od kosztów uzyskania przychodów. Wówczas kwotę kosztów zrównuje się z kwotą przychodu.

Jeżeli zaś chodzi o kwotę zmniejszającą podatek, to może być ona stosowana tylko po złożeniu przez pracownika przed wypłatą pierwszego wynagrodzenia oświadczenia PIT-2. W 2011 r. kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę na podatek wynosi 46,33 zł. Kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek, podobnie jak koszty uzyskania przychodów, płatnik obowiązany jest stosować w skali miesiąca w pełnej wysokości. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewidują ustalania tej kwoty proporcjonalnie do liczby dni zatrudnienia pracownika. Jedynie, gdy kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek będzie wyższa od kwoty tej zaliczki, zostanie uwzględniona do wysokości zaliczki na podatek.

Przykład

Spółka z o.o. zatrudniła od 21 lutego 2011 r. na 1/8 etatu dwóch pracowników:

pana Krzysztofa, któremu za luty 2011 r. przysługuje wynagrodzenie za pracę w kwocie 105 zł,
pana Zdzisława, któremu za luty 2011 r. przysługuje wynagrodzenie za pracę w kwocie 200 zł.

Obliczenie obciążeń podatkowo-składkowych od wynagrodzeń poszczególnych pracowników przedstawia się następująco:

Wiersz	Wyszczególnienie	Kwota (zł)
Wiersz	Wyszczególnienie	pan Krzysztof	pan Zdzisław
1	Wynagrodzenie za pracę	105,00	200,00
2	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1)	105,00	200,00
3	Składki na ubezpieczenia społeczne do pobrania (wiersz 2 x 13,71%)	14,40	27,42
4	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 2 - wiersz 3)	90,60	172,58
5	Składka na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 4 x 9%)	8,15	15,53
6	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 4 x 7,75%)	7,02	13,37
7	Koszty uzyskania przychodów	105,00	111,25
8	Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnego złotego (wiersz 1 - wiersz 7 - wiersz 3)	0	61,00
9	Zaliczka na podatek (wiersz 8 x 18%)	0	10,98
10	Kwota zmniejszająca podatek	0	10,98
11	Składka na ubezpieczenie zdrowotne ograniczona do wysokości zaliczki	0	0
12	Zaliczka na podatek do pobrania (wiersz 9 - wiersz 10)	0	0
13	Do wypłaty (wiersz 1 - wiersz 3 - wiersz 11 - wiersz 12)	90,60	172,58

U pana Krzysztofa koszty uzyskania przychodów (wiersz 7) zostały obniżone do wysokości osiągniętego przychodu ze stosunku pracy (wiersz 1). Natomiast u pana Zdzisława kwota zmniejszająca podatek (wiersz 10) uległa obniżeniu do wysokości zaliczki na podatek wykazanej w wierszu 9.