Ustalenie ekwiwalentu urlopowego w pierwszym roku pracy

Z dniem 10 stycznia 2022 r. zatrudniliśmy na 3/4 etatu pracownika na podstawie umowy na okres próbny wynoszący 3 miesiące. Umowa trwała do 9 kwietnia 2022 r. i dotyczyła pierwszej pracy w życiu zawodowym pracownika. Pracownik nie wykorzystał należnego mu urlopu wypoczynkowego. Za niewykorzystany urlop byliśmy obowiązani wypłacić ekwiwalent. Jak należało go ustalić, gdy pracownik otrzymywał tylko stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2.257,50 zł?

W pierwszym roku pracy prawo do urlopu pracownik nabywa po każdym przepracowanym miesiącu. Jak wynika z art. 153 § 1 K.p., pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Przepis ten dotyczy pierwszego roku kalendarzowego zatrudnienia pracowniczego. Wymiar pierwszego urlopu nie podlega zaokrągleniu w górę do pełnego dnia wobec braku do tego podstawy prawnej.

Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:

20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
26 dni - gdy pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat (art. 154 § 1 K.p.).

Należy dodać, że wymiar urlopu pracownika zatrudnionego na część etatu ustala się proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy. Podstawę do obliczenia stanowi pełny urlop przysługujący pracownikowi z tytułu posiadanego stażu pracy. Wynikający z przeliczeń niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Zasady obliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.). Jeżeli pracownik otrzymuje tylko stałe miesięczne składniki wynagrodzenia, to przy obliczaniu ekwiwalentu uwzględnia się je w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Gdyby jednak pracownik otrzymywał jeszcze składniki zmienne, przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż miesiąc, to przyjmuje się je w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Wysokość ekwiwalentu urlopowego oblicza się:

dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych w podany sposób przez współczynnik urlopowy,
dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika,
mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu.

W przypadku niepełnoetatowców wysokość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy.

W podanej sytuacji należało najpierw ustalić wymiar urlopu odpowiedni do wielkości etatu pracownika, a następnie wymiar należny za przepracowany okres i należny za niego ekwiwalent.

Przykład

Pracownik był zatrudniony na 3/4 etatu od 10 stycznia do 9 kwietnia 2022 r. Była to pierwsza praca w życiu zawodowym pracownika. Przysługiwało mu stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2.257,50 zł. Za każdy z 3 przepracowanych w pełni miesięcy pracownik nabył prawo do 1/12 urlopu z należnego wymiaru (20 dni). Ze względu na niewykorzystanie go w naturze w czasie zatrudnienia w ostatnim dniu pracy nabył prawo do ekwiwalentu.

Wymiar należnego urlopu:

20 dni × 3/4 etatu = 15 dni; (15 dni × 1/12) × 3 m-ce = 3,75 dnia; 3,75 dnia × 8 godz. = 30 godz.

Wysokość ekwiwalentu urlopowego:

2.257,50 zł : 15,69 = 143,88 zł; 143,88 zł : 8 = 17,99 zł; 17,99 zł × 30 godz. = 539,70 zł.