Gazeta Podatkowa nr 50 (2133) z dnia 20.06.2024

Ustalenie ekwiwalentu za zaległy urlop i ujęcie go w rozliczeniach PFRON i PPK

Z początkiem sierpnia 2024 r. rozwiążemy umowę z pracownikiem. Poza bieżącym urlopem posiada on jeszcze urlop zaległy z 2023 r. W związku z tym wypłacony mu zostanie ekwiwalent za urlop.

1) W jakim terminie należy go wypłacić i jak go obliczyć?

Jeżeli pracownik z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy nie wykorzystał w całości lub w części urlopu wypoczynkowego, przysługuje mu ekwiwalent za urlop. Prawo do ekwiwalentu za urlop powstaje w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Co do zasady, powinien on więc zostać wypłacony w tym dniu.

Zasady obowiązujące przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.).

Aby ustalić należny pracownikowi ekwiwalent, trzeba obliczyć miesięczne wynagrodzenie pracownika. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości przyjmuje się do podstawy ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do niego.

Zmienne składniki płacowe przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc uwzględnia się przy obliczaniu ekwiwalentu w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 16 rozporządzenia). Natomiast składniki za okresy dłuższe niż miesiąc przyjmuje się w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu przyjmowanego do podstawy ekwiwalentu urlopowego, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jest to tzw. dopełnienie podstawy ekwiwalentu.

Ekwiwalent za urlop oblicza się:

• dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych w podany sposób przez współczynnik,
• dzieląc tak uzyskany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika,
• mnożąc otrzymaną stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego (przykład).

Współczynnik urlopowy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ulega proporcjonalnemu obniżeniu do wymiaru jego etatu.

2) Pracownik ten jest osobą niepełnosprawną i pobieramy z tego tytułu dofinansowanie do jego wynagrodzenia, które jest wypłacane przez PFRON. Czy przy ustalaniu wysokości należnego wsparcia powinniśmy uwzględnić w kosztach płacy wartość tego ekwiwalentu?

NIE. Kwota miesięcznego dofinansowania nie może przekroczyć 90% faktycznie i terminowo poniesionych miesięcznych kosztów płacy, a w przypadku pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej - 75% tych kosztów.

Zgodnie z art. 2 pkt 4a ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 44) koszty płacy stanowią wynagrodzenie brutto oraz finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe naliczone od tego wynagrodzenia i obowiązkowe składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Solidarnościowy. W przypadku pracownika świadczącego pracę zdalną do kosztów płacy należy wliczyć świadczenia określone w art. 67²⁴ § 3 i § 4 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), tzn. ekwiwalent oraz ryczałt za wykorzystywanie podczas pracy zdalnej niezapewnionych przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy.

Z powyższego wynika, że do kosztów płacy nie należy wliczać ekwiwalentów, które nie dotyczą pracy zdalnej, np. z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

3) Czy od wartości wypłaconego ekwiwalentu należy odprowadzić wpłatę do PPK?

Wpłaty do PPK nalicza, pobiera i odprowadza się od wynagrodzenia osoby zatrudnionej. Wynagrodzenie to stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o której mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497), bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 tej ustawy, z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Tak wynika z art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy o PPK (Dz. U. z 2024 r. poz. 427).

Zatem przy naliczaniu wynagrodzenia, stanowiącego podstawę do obliczenia wysokości wpłaty do PPK, trzeba uwzględniać tylko te składniki, które stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przez pojęcie "podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe" należy rozumieć przychód w rozumieniu przepisów o pdof uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, zasiłków z ubezpieczeń społecznych oraz przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.). W przepisie tym nie wymieniono ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jako przychodu zwolnionego ze składek emerytalno-rentowych, więc jego kwotę trzeba będzie uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS pracownika i naliczyć od niej wpłaty do PPK.

Warto w tym miejscu wskazać, że zakończenie zatrudnienia pozostaje bez wpływu na obowiązek odprowadzenia wpłat do PPK. Nie będzie zachodziła taka konieczność, jeżeli pracownik podejmie decyzję o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.