Ustalanie stałego miesięcznego wynagrodzenia przy różnych absencjach w pracy

Wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej w pełnej wysokości przysługuje pracownikowi, jeżeli przepracuje cały miesiąc. Natomiast gdy z różnych względów będzie świadczył pracę tylko przez część miesiąca, tego rodzaju wynagrodzenie należy zmniejszyć. Sposób ustalania stałego miesięcznego wynagrodzenia w przypadku przepracowania części miesiąca zależy od rodzaju nieobecności pracownika w pracy.

Absencja chorobowa

Zasady obliczania stałego miesięcznego wynagrodzenia reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), zwane rozporządzeniem wynagrodzeniowym. Zgodnie z § 11 tego rozporządzenia, w celu obliczenia wynagrodzenia ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 K.p., należy:

miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30, a następnie
otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby, a następnie
tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc (przykład 1).

Przykład 1

Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu był niezdolny do pracy z powodu choroby w okresie od 13 do 24 lipca 2020 r. Świadczy on pracę w dniach od poniedziałku do piątku w proporcjonalnie do etatu zmniejszonym dobowym wymiarze czasu pracy. Przysługuje mu wynagrodzenia w kwocie 3.800 zł. Nieobecność chorobowa trwała 12 dni kalendarzowych. Wynagrodzenie pracownika za przepracowaną część lipca 2020 r., wyniosło:

3.800 zł : 30 = 126,67 zł,

126,67 zł × 12 dni = 1.520,04 zł,

3.800 zł - 1.520,04 zł = 2.279,96 zł.

Dodatkowo za 12 dni choroby pracownik otrzymał wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy lub zasiłek.

Przepis ten stosuje się odpowiednio w przypadku nieobecności pracownika w pracy, w okresie której pracownikowi przysługuje zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

W przypadku gdy pracownik przepracuje 1 dzień w miesiącu liczącym 31 dni, stosując metodę obliczenia wynagrodzenia wskazaną w § 11 rozporządzenia wynagrodzeniowego, nie otrzymałby zapłaty za ten dzień. W kwestii tej wypowiedziało się Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z dnia 3 grudnia 2009 r. oraz Główny Inspektorat Pracy w piśmie znak: GPP-87-4560-64/09/PE/RP. Obie instytucje uznały, że w przypadku przepracowania przez pracownika 1 dnia w miesiącu liczącym 31 dni, pracownikowi wynagradzanemu stałą stawką miesięczną przysługuje za ten dzień wynagrodzenie na podstawie art. 80 K.p. Wynagrodzenie to należy obliczyć według stawki godzinowej, dzieląc stałe miesięczne wynagrodzenie pracownika przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu.

Przepisy rozporządzenia wynagrodzeniowego dostępne są w serwisie www.przepisy.gofin.pl.

Nieobecność z innych przyczyn

W przypadku gdy pracownik wynagradzany stałą stawką miesięczną był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż choroba (np. urlop bezpłatny, nieobecność nieusprawiedliwiona), jego wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca oblicza się stosując § 12 rozporządzenia wynagrodzeniowego. W tym celu należy:

podzielić miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, a następnie
otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn, a następnie
tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc (przykład 2).

Przykład 2

Pracownik pełnoetatowy rozwiąże umowę o pracę z dniem 7 sierpnia 2020 r. Otrzymuje on tylko stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 4.200 zł. Nominalny wymiar czasu pracy w sierpniu 2020 r. wynosi 160 godz. Jeżeli pracownik przepracuje wszystkie dni do 7 sierpnia 2020 r., pracodawca powinien ustalić jego wynagrodzenie za część miesiąca w następujący sposób:

4.200 zł : 160 godz. = 26,25 zł,

26,25 zł × 120 godz. nieprzepracowanych = 3.150 zł,

4.200 zł - 3.150 zł = 1.050 zł.

Regulację tę stosuje się także w przypadku obliczania wynagrodzenia pracownika, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, gdy okres pozostawania pracownika w stosunku pracy nie obejmuje pełnego miesiąca, czyli w razie nawiązania lub rozwiązania stosunku pracy w trakcie miesiąca.

Przepis nie wskazuje, jak rozumieć pojęcie "liczba godzin przypadająca do przepracowania w danym miesiącu". Kwestię tę wyjaśniło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 24 października 2014 r. Stwierdziło w nim, że: "(...) sformułowania »liczba godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu« użyte w § 12 rozporządzenia (wynagrodzeniowego - przyp. red.) oznaczają liczbę godzin, do przepracowania których pracownik zobowiązany jest zgodnie z wymiarem czasu pracy w tym miesiącu (a nie liczbę godzin do przepracowania w tym miesiącu zgodnie z rozkładem czasu pracy konkretnego pracownika). Oznacza to, że niezależnie od faktycznej długości okresu rozliczeniowego, w celu wyliczenia (...) wynagrodzenia za część miesiąca (jako - przyp. red.) »liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu« należy przyjąć miesięczny wymiar czasu pracy, obliczony w sposób przewidziany w art. 130 Kodeksu pracy (...)".

Zbieg różnych absencji

W sytuacji gdy w trakcie miesiąca pracownik wynagradzany stałą stawką miesięczną będzie nieobecny w pracy z różnych przyczyn, jego wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca należy obliczyć zmniejszając wynagrodzenie według metody obowiązującej przy danym rodzaju nieobecności. Ustalone zmniejszenia należy następnie odjąć od pełnego wynagrodzenia należnego pracownikowi za cały miesiąc (przykład 3).

Przykład 3

Pracownik zatrudniony na pełny etat w dniu 27 lipca 2020 r. rozwiązał stosunek pracy za porozumieniem stron. W dniach od 6 do 15 lipca 2020 r. (10 dni) był chory i przysługiwało mu z tego tytułu wynagrodzenie chorobowe. Ponadto w dniu 17 lipca 2020 r. zwolnił się na 3 godziny z pracy w celach prywatnych, ale jak nakazuje regulamin pracy nie odpracował tego wyjścia do dnia rozwiązania umowy, mimo że nakazuje to regulamin pracy. Pracownik świadczył pracę w podstawowej organizacji od poniedziałku do piątku po 8 godzin na dobę i przysługiwało mu wynagrodzenie w wysokości 3.800 zł. Wynagrodzenie za przepracowaną część lipca 2020 r. należało ustalić:

-	kwota zmniejszająca wynagrodzenie za okres choroby: 3.800 zł : 30 = 126,67 zł, 126,67 zł × 10 dni = 1.266,70 zł,
-	kwota zmniejszająca wynagrodzenie z powodu rozwiązania stosunku pracy w trakcie miesiąca oraz 3-godzinnego wyjścia prywatnego: 3.800 zł : 184 godz. = 20,65 zł, 20,65 zł × (32 godz. + 3 godz.) = 722,75 zł,
-	stałe miesięczne wynagrodzenie za lipiec 2020 r.: 3.800 zł - (1.266,70 zł + 722,75 zł) = 1.810,55 zł.

Brak prawa do świadczeń pieniężnych

Przepisy z zakresu prawa pracy, w tym powołane rozporządzenie wynagrodzeniowe, nie regulują zasad ustalania wynagrodzenia określonego stałą stawką miesięczną w razie choroby pracownika, za okres której nie nabywa on prawa do świadczeń. Brak prawa do tych świadczeń może wynikać m.in. z nieposiadania odpowiedniego okresu wyczekiwania. Pracownik nabywa bowiem prawo do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego, gdy legitymuje się co najmniej 30-dniowym okresem podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. W takiej sytuacji stałe miesięczne wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca należy obliczyć - zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej - według stawki godzinowej. W piśmie z dnia 19 lipca 2017 r. w tej sprawie resort pracy stwierdził, że: "(...) w takim przypadku ma zastosowanie reguła określona w art. 80 Kodeksu pracy, w myśl której pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa tak stanowią. Tym samym pracownikowi, który przez część miesiąca nie świadczył pracy z powodu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą i za ten okres nie nabył prawa do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego, przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonywaną w pozostałe dni tego miesiąca.

W takiej sytuacji nie ma podstaw prawnych do stosowania przepisu § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), który dotyczy obliczania wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 K.p. (tj. wynagrodzenie chorobowe) lub zasiłek chorobowy. Obliczając natomiast wynagrodzenie pracownika należy, zdaniem ministerstwa, kwotę miesięcznego wynagrodzenia pracownika określonego stawką miesięczną w stałej wysokości podzielić przez odpowiadającą wynagrodzeniu miesięcznemu liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu (tj. nominalny czas pracy) i ustalone w ten sposób wynagrodzenie za 1 godzinę pracy pomnożyć przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika. (...)".

Zasady obliczania stałego miesięcznego wynagrodzenia w razie choroby tylko w dniach wolnych od pracy

"(...) Jak wynika z tego przepisu (§ 11 rozporządzenia o wynagrodzeniu - przyp. red.) dotyczy on sytuacji, gdy pracownik przepracował tylko część miesiąca z powodu nieobecności w pracy spowodowanej zwolnieniem lekarskim. W opinii Departamentu zwrot »przepracowana część miesiąca« należy utożsamiać z sytuacją, w której pracownik przepracował tylko część obowiązującego go wymiaru czasu pracy w danym miesiącu z powodu korzystania ze zwolnienia lekarskiego (...)".

Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 listopada 2013 r.

Zasady obliczania stałego miesięcznego wynagrodzenia w razie choroby tylko w dniach roboczych

"(...) przepis § 11 ust. 1 rozporządzenia (oraz stosowany odpowiednio przepis § 11 ust. 2 tego rozporządzenia) nie dotyczy zatem sytuacji, gdy pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby, która objęła jego rozkładowe dni pracy i nie pracował w danym miesiącu.

Należy zaznaczyć, iż na podstawie art. 80 Kodeksu pracy wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas jej niewykonywania pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Zasadą jest zatem, że pracownik który nie świadczy pracy nie nabywa prawa do wynagrodzenia.

Nie ma jednak przeszkód, aby zakładowe źródła prawa pracy przewidywały prawo do wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy. Postanowienia te, jako korzystniejsze dla pracowników od regulacji zawartej w treści art. 80 Kodeksu pracy, będą zgodne z prawem (art. 9 § 2 Kodeksu pracy). (...)".

Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 12 sierpnia 2015 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)