Rozliczenie podatkowe zwrotu nienależnie otrzymanej premii

Pracownikowi w pierwszym kwartale 2012 r. wypłaciliśmy nienależnie premię. Pracownik wyraził zgodę na zwrot premii i wpłacił ją do naszej kasy w czerwcu 2012 r. Jak rozliczyć zwrot nadpłaconej kwoty?

Kiedy rozliczenia dokonuje płatnik?

W sytuacji gdy podatnik (pracownik) zwraca otrzymane wcześniej wynagrodzenie (w tym przypadku premię), mamy do czynienia ze zwrotem nienależnie pobranego świadczenia.

W tej sytuacji rozliczenia zwrotu nienależnie pobranej premii należy dokonać według zasad określonych w art. 41b updof. Przepis ten stanowi, że jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustaleniu wysokości podatku (zaliczek) płatnik (zakład pracy) odejmuje od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką).

W praktyce przedstawia się to tak, że zwróconą przez pracownika kwotę płatnik rozlicza przy obliczaniu zaliczki na podatek od wynagrodzenia z umowy o pracę należnego temu pracownikowi. O dokonany przez podatnika zwrot płatnik pomniejsza wówczas miesięczny dochód ustalony dla celów obliczenia zaliczki. Gdyby kwota zwrotu dokonanego w danym miesiącu była wyższa od dochodu osiągniętego w tym miesiącu, to o różnicę pomniejsza się dochód z miesiąca następnego, aż do pełnego rozliczenia zwrotu. Co istotne płatnik może dokonywać odliczenia zwróconej kwoty wyłącznie w trakcie roku podatkowego, w którym podatnik dokonał zwrotu, przy obliczaniu zaliczek na podatek albo w rocznym obliczeniu podatku (PIT-40) dokonywanym za podatnika.

Kiedy rozliczenia dokonuje podatnik?

Gdyby kwota zwrotu nie została rozliczona przez płatnika w danym roku podatkowym, np. z powodu rozwiązania umowy o pracę, to kwotę zwrotu (w części nieuwzględnionej przez płatnika) rozliczy sam podatnik, odliczając ją od dochodu w składanym przez siebie zeznaniu rocznym. Taką możliwość przewiduje art. 26 ust. 1 pkt 5 updof. Z przepisu tego wynika, że odliczeniu od dochodu podlegają dokonane w roku podatkowym zwroty nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika. Odliczana od dochodu kwota zwrotu uwzględnia pobrany podatek dochodowy.

W przypadku gdy kwota zwrotu przekracza dochód uzyskany w danym roku podatkowym, podatnik może odliczyć pozostałą kwotę od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych (art. 26 ust. 7h updof).

Przykład

Pracownik uzyskał w styczniu 2012 r. wynagrodzenie w zawyżonej wysokości.

Pracownikowi przysługują koszty uzyskania przychodów w kwocie 111,25 zł oraz kwota zmniejszająca podatek w wysokości 46,33 zł.

Porównanie obciążeń podatkowo-składkowych wynagrodzenia wypłaconego w zawyżonej wysokości z obciążeniami wynagrodzenia należnego

Wiersz	Wyszczególnienie	Kwota (zł)
Wiersz	Wyszczególnienie	wypłacona w zawyżonej wysokości	należna
1	Wynagrodzenie	5.000,00	4.000,00
2	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1)	5.000,00	4.000,00
3	Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 2 x 13,71%)	685,50	548,40
4	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 2 - wiersz 3)	4.314,50	3.451,60
5	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 4 x 9%)	388,31	310,64
6	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 4 x 7,75%)	334,37	267,50
7	Koszty uzyskania przychodu	111,25	111,25
8	Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 1 - wiersz 7 - wiersz 3)	4.203,00	3.340,00
9	Zaliczka na podatek (wiersz 8 x 18%) - 46,33 zł	710,21	554,87
10	Zaliczka na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 9 - wiersz 6)	376,00	287,00
11	Do wypłaty (wiersz 1 - wiersz 3 - wiersz 5 - wiersz 10)	3.550,19	2.853,96

Kwota nienależnie pobranego wynagrodzenia, którą pracownik powinien zwrócić pracodawcy wynosi 785,23 zł (3.550,19 zł - 2.853,96 zł) + (376 zł - 287 zł).

Kwotę tę pracownik zwrócił pracodawcy w czerwcu 2012 r. Pracodawca odjął ją od dochodu będącego podstawą obliczenia zaliczki na podatek, uzyskanego przez pracownika w czerwcu.

Rozliczenie wynagrodzenia za czerwiec 2012 r.

Wiersz	Wyszczególnienie	Kwota (zł)
1	Wynagrodzenie	4.000,00
2	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1)	4.000,00
3	Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 2 x 13,71%)	548,40
4	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 2 - wiersz 3)	3.451,60
5	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 4 x 9%)	310,64
6	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 4 x 7,75%)	267,50
7	Koszty uzyskania przychodu	111,25
8	Dochód (wiersz 1 - wiersz 7 - wiersz 3)	3.340,35
9	Nienależnie pobrane wynagrodzenie zwrócone pracodawcy	785,23
10	Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 8 - wiersz 9)	2.555,00
11	Zaliczka na podatek (wiersz 10 x 18%) - 46,33 zł	413,57
12	Zaliczka na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 11 - wiersz 6)	146,00
13	Do wypłaty (wiersz 1 - wiersz 3 - wiersz 5 - wiersz 12)	2.994,96