Wybrane koszty w księgach rachunkowych i przepisach podatkowych - Dodatek nr 37 do Biuletynu Informacyjnego dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 36 (683) z dnia 20.12.2009

Premie i nagrody kwartalne, miesięczne - moment zaliczenia do kosztów podatkowo i bilansowo

Do jakiego okresu dla celów bilansowych i podatkowych zaliczyć premie wypłacane np. za okresy miesięczne czy kwartalne?

W księgach rachunkowych jednostka ujmuje wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego - niezależnie od terminu ich zapłaty. Tak wynika z zasady memoriału, określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że wynagrodzenia oraz obciążające je składki ZUS jako koszt pracodawcy należy ująć w okresie, za który są należne.

Przypominamy, iż w świetle przepisów podatkowych, od 1 stycznia 2009 r. wynagrodzenia stanowią koszt uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Jeśli terminy te nie zostaną dochowane, wynagrodzenia można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów dopiero z chwilą ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika. Tak wynika z art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PDOF oraz art. 15 ust. 4g i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o PDOP.

Szczegółowe zasady wypłaty wynagrodzeń w danym zakładzie pracy powinien regulować przyjęty układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania. Z takiego układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania może wynikać, że premie uznaniowe przyznawane są pracownikom z miesięcznym opóźnieniem (pracodawca np. nie jest w stanie wcześniej ustalić, czy pracownikowi za dany miesiąc premia przysługuje) i wypłacane w terminie wypłaty wynagrodzenia za bieżący miesiąc. W takim przypadku można uznać, że premie te stają się należne dopiero w miesiącu, w którym się należą, czyli w którym pracodawca premię przyznał, a nie w miesiącu, za który są wypłacane, który był np. podstawą oceny pracy pracownika. Dlatego premię tę dolicza się do wynagrodzenia pracownika wypłacanego w bieżącym miesiącu i od łącznej kwoty nalicza składki ZUS oraz pobiera zaliczkę na podatek dochodowy.

Podobnie wygląda sytuacja z nagrodą (premią) kwartalną. Jeśli z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania wynika, że nagroda kwartalna jest wypłacana w terminie wypłaty wynagrodzeń za ostatni miesiąc kwartału - to za ten miesiąc jest ona należna i podlega zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych tego miesiąca.

W podobnej sprawie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, który w interpretacji indywidualnej z 1 czerwca 2009 r., nr IPPB5/423-153/09-2/AS, stwierdził:

"(...) Zgodnie z Zakładowym Regulaminem Wynagradzania pracownikom oprócz wynagrodzenia zasadniczego za miesiąc bieżący przysługuje premia uznaniowa za miesiąc poprzedni, wypłacana łącznie z wynagrodzeniem za bieżący miesiąc.

Ponadto pracownikom przysługują nagrody kwartalne lub półroczne, płatne w terminie wypłaty wynagrodzeń za ostatni miesiąc kwartału lub półrocza. (...) Termin wypłaty wynagrodzeń reguluje Zakładowy Regulamin Wynagradzania. Wynagrodzenia są wypłacane pracownikom do 28-go każdego miesiąca za miesiąc bieżący.

(...) należy stwierdzić, iż wydatki na wypłatę wynagrodzenia zasadniczego za marzec 2009 r. i premii za luty 2009 r. oraz nagrody kwartalnej za I kwartał 2009 r. mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w momencie, gdy przedmiotowe świadczenia staną się należne, tj. w miesiącu marcu 2009 r. - pod warunkiem, że zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z Zakładowego Regulaminu Wynagradzania.

Jeżeli jednak pracodawca uchybi temu terminowi, wypłacane wynagrodzenia zasadnicze za marzec i premie za luty 2009 r. oraz nagrody kwartalne za I kwartał 2009 r. zaliczy do kosztów podatkowych w miesiącu ich faktycznej wypłaty.

(...) Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć wydatki na zapłatę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek finansowanych przez płatnika oraz składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - do kosztów uzyskania przychodów marca 2009 r. od wynagrodzenia zasadniczego za marzec 2009 r. i premii za luty 2009 r. oraz nagrody kwartalnej za I kwartał 2009 r. (...)"
 

Dekretacja w księgach września 2009 r.:

Księgowania w księgach września 2009 r.:

Dekretacja w księgach października 2009 r.:

Księgowania w księgach października 2009 r.:

Pracodawca w kosztach uzyskania przychodów września 2009 r. może ująć wartość wynagrodzeń oraz składek ZUS finansowanych przez zakład pracy w łącznej kwocie 6.516,40 zł (tj. 5.500 zł + 1.016,40 zł). Zarówno wynagrodzenia, jak i składki ZUS opłacone zostały bowiem terminowo.