Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 1 (619) z dnia 1.01.2025

Dopełnienie miesięcznych składników zmiennych w celu przyjęcia do podstawy ekwiwalentu urlopowego

Pracodawca dokonuje wypłat: 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni wynagrodzenia godzinowego, dodatku nocnego i dodatku czterobrygadowego za każdą godzinę pracy w takim systemie, w tym za pracę w nadgodzinach, 15. dnia następnego miesiąca premii za brak uszkodzeń (ustalana adekwatnie do regulaminowych kryteriów, pomniejszana za czas choroby, macierzyństwa, ojcostwa, urlopu bezpłatnego i usprawiedliwionej nieobecności niepłatnej oraz niepomniejszana za urlop wypoczynkowy i tzw. okolicznościowy, a także sprawowania opieki nad dzieckiem w trybie art. 188 K.p.), 15. dnia drugiego miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje (np. za czerwiec - 15 sierpnia) premii produkcyjnej (jej wysokość zależy od kryteriów regulaminowych oraz reduktorów identycznych, jak przy premii za brak uszkodzeń). Które z wymienionych składników należy dopełniać przy przyjmowaniu do podstawy ekwiwalentu urlopowego i jak to przeprowadzić?

O kwalifikacji danego składnika płacowego jako miesięcznego składnika zmiennego decyduje okres miesiąca, za jaki przysługuje oraz różna wysokość za poszczególne miesiące, za które się należy. Nie ma natomiast znaczenia termin jego wypłaty. Jest to bowiem jedynie moment, w którym pracownik otrzymuje do dyspozycji uzyskaną kwotę. Tym niemniej wypłata powinna następować zgodnie z zasadami wskazanymi w art. 85 § 1-4 K.p. Według tego przepisu pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie za pracę:

• co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie; terminów wypłat może być więcej - tak, jak u Czytelnika,
• z dołu, gdy jest płatne raz w miesiącu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego; niektóre składniki mogą być wypłacane później - u Czytelnika premia produkcyjna,
• w dniu poprzedzającym dzień wolny od pracy, jeżeli na ten dzień przypada termin wypłaty,
• przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (np. premia dwumiesięczna, kwartalna czy półroczna) - z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy; żaden ze składników wymienionych w pytaniu nie mieści się w tej kategorii.

Zwracamy uwagę! Wynagrodzenie za pracę to świadczenie obowiązkowe o charakterze przysparzająco-majątkowym, które ustala się odpowiednio do rodzaju, ilości i jakości pracy, a wypłaca okresowo w zamian za wykonaną przez pracownika pracę w ramach wiążącego go z pracodawcą stosunku pracy. Jest zbiorczą nazwą dla różnych wypłat dokonywanych przez pracodawcę na rzecz pracownika, w tym obowiązkowego wynagrodzenia zasadniczego oraz innych składników płacowych (np. premie regulaminowe czy prowizje), przewidzianych u pracodawcy (art. 78 w zw. z art. 22 § 1 K.p.).

W powyższy sposób "wynagrodzenie za pracę" określa Sąd Najwyższy, m.in. w uchwale 7 sędziów - zasada prawna z 30 grudnia 1986 r. (sygn. akt III PZP 42/86, OSNC 1987/8/106) oraz w wyrokach z 15 października 2015 r. (sygn. akt II PK 260/14, M.P.Pr. 2016/2/84-89) i z 8 kwietnia 2008 r. (sygn. akt I BP 44/07, OSNP 2009/17-18/224). Wszystkie składniki płacowe wymienione przez Czytelnika mieszczą się w tym pojęciu. Każdy z nich jest też miesięcznym składnikiem zmiennym. Przyjmujemy, że dotyczy to również premii za brak uszkodzeń, która mimo stałej wysokości wyjściowej finalnie co miesiąc - wskutek zastosowania kryteriów regulaminowych i reduktorów (okresy nieobecności pracownika, za które premia jest zmniejszana) - ma inną wysokość.

Miesięczne składniki zmienne wlicza się do podstawy ekwiwalentu urlopowego (dalej ekwiwalentu) w średniej wysokości z 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Tę zasadę wskazuje § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego. Z kolei § 16 ust. 2 tego aktu prawnego ustanawia regułę dopełnienia, o którą pyta Czytelnik. Stosuje się ją w sytuacjach:

• gdy pracownik nie przepracuje pełnego okresu 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego), obliczając średnią ze składników zmiennych,
• jeżeli pracownikowi nie przysługiwały składniki zmienne przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy ekwiwalentu, poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny albo pełne miesiące kalendarzowe, w związku z czym przyjmuje się najbliższe miesiące, za które takie składniki mu się należały (§ 11 ust. 1 w zw. z § 16 ust. 3 rozporządzenia urlopowego), obliczając średnią ze składników zmiennych,
• otrzymania przez pracownika wynagrodzenia za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy ekwiwalentu (§ 11 ust. 2 w zw. z § 16 ust. 3 rozporządzenia urlopowego), nie obliczając średniej ze składników zmiennych.
  
  

Dopełnienie polega na dwóch działaniach przeprowadzanych w odniesieniu do całego okresu przyjmowanego do ekwiwalentu, a nie do jego poszczególnych miesięcy (por. stanowisko Departamentu Prawnego GIP z 13 września 2010 r., znak GPP-364-4560-48-1/10/PE/RP odnoszące się do miesięcznych składników zmiennych). Najpierw pracodawca dzieli wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w przyjmowanym do podstawy ekwiwalentu okresie przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie. Następnie mnoży otrzymany wynik przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jeżeli termin wypłat jest ustalony na 10. dnia następnego miesiąca, pracodawca uwzględnia miesiące, w których dokonał wypłat, lecz do obliczenia średniej wysokości składników zmiennych przyjmuje wymiar czasu pracy obowiązujący w miesiącach, za które składniki przysługiwały. Czytelnik powinien dokonać dopełnienia wszystkich składników, z tym że osobno premii produkcyjnej, ponieważ jej wymiar czasu pracy przyjmuje z okresu, za który ona przysługiwała.

Zwracamy uwagę! W odpowiedzi z 4 stycznia 2024 r. na pytanie naszego Wydawnictwa Główny Inspektorat Pracy stwierdził, że: "(...) Z literalnego brzmienia ww. § 16 ust. 2 rozporządzenia wynika, że mowa w nim o »liczbie dni pracy, za które przysługiwało (...) wynagrodzenie«, tj. zdaniem Departamentu o liczbie dni pracy faktycznie przepracowanych przez pracownika (na którą składają się dni przepracowane przez pracownika zgodnie z ustalonym przez pracodawcę rozkładem czasu pracy, ale także dodatkowe dni pracy, np. w wolne dla pracownika zgodnie z tym rozkładem czasu pracy soboty albo niedziele), a także o »liczbie dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy« - przez którą, zdaniem Departamentu, należy rozumieć liczbę dni pracy, jaką pracownik miał zaplanowaną do przepracowania przez pracodawcę w ww. okresie (powinna ona wynikać z obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy, ustalonego przez pracodawcę). (...)". Analogiczne stanowisko zajęło MRPiPS w odpowiedzi z lipca 2016 r. na pytanie naszego Wydawnictwa.

Pracownik był zatrudniony na cały etat od 1 lipca 2023 r. do 1 listopada 2024 r., w podstawowej organizacji czasu pracy (po 8 godz. od poniedziałku do piątku) i w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym. W listopadzie 2024 r. nabył prawo do ekwiwalentu za 32 godziny niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Przysługują mu składniki wymienione w pytaniu i wypłacane w terminach w nim wskazanych. W okresie od sierpnia do października 2024 r. zostały wypłacone w następujących wysokościach (według danych od Czytelnika):

W lipcu, sierpniu i we wrześniu 2024 r. pracownik łącznie przepracował 54 dni z 65 dni nominalnych. Przyjmujemy założenie, że w czerwcu, lipcu i sierpniu 2024 r. zamiast 63 dni nominalnych faktycznie świadczył pracę przez 55 dni. W takim razie podstawa ekwiwalentu po dopełnieniu wyniosła 10.215,65 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• (7.814 zł + 8.024,08 zł + 6.767,52 zł) : 54 dni = 418,62 zł; 418,62 zł x 65 godz. = 27.210,30 zł; 27.210,30 zł : 3 = 9.070,10 zł,
• (500 zł + 1.000 zł + 1.500 zł) : 55 dni = 54,55 zł; 54,55 zł x 63 dni = 3.436,65 zł; 3.436,65 zł : 3 = 1.145,55 zł,
• razem: 9.070,10 zł + 1.145,55 zł = 10.215,65 zł.

Z kolei ekwiwalent urlopowy wyniósł 1.953,28 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• stawka dzienna ekwiwalentu: 10.215,65 zł : 20,92 = 488,32 zł,
• stawka godzinowa ekwiwalentu: 488,32 zł : 8 godz. = 61,04 zł,
• kwota ekwiwalentu: 61,04 zł x 32 godz. = 1.953,28 zł.